Hazparneko AMAP

Lors du renouvellement du contrat, l'animateur crée d'abord le calendrier des distributions pour la nouvelle saison, puis avance la phase de l'application.
C'est durant cette phase nommée Préparation qu'interviennent les gérants.

Il s'agit donc, pour chaque gérant, de créer les offres de la nouvelle saison pour son producteur.
(Notez que l'animateur pourrait faire tous les contrats tout seul, mais il est plus sympathique que chacun fasse un petit peu).

Quelques éléments de principe

Pour comprendre comment ça fonctionne, il faut savoir que plusieurs notions voisines interviennent dans ce qui constitue un "contrat" :

• il y a bien sûr à la base un producteur,
• auquel sont rattachés un nombre illimité de produits.
  Chaque produit :
  
  • possède un nom bref
  • et une description plus détaillée,
  • ainsi que des labels : bio ou en conversion bio, Idoki…
  • Le produit n'a pas de notion de temps. C'est à dire qu'il n'est pas rattaché à une saison mais existe globalement.
• C'est par ses offres qu'un produit apparaît dans une saison.
  Chaque offre :
  
  • crée un lien entre un produit et une saison,
  • en définissant le prix unitaire et l'unité de vente,
  • les dates de livraison,
  • ainsi qu'un commentaire qui apparaîtra sur le contrat.
  • Les offres sont gérées par un système complexe qui permet de prendre en compte :
    
    • qu'il peut y avoir plusieurs offres pour un même produit, par exemple avec des volumes de vente différents,
    • que les jours des livraisons peuvent parfois être indéterminés :
      
      • en positif :
        le nombre de livraisons est connu, mais une ou plusieurs dates seront fixées ultérieurement,
      • ou en négatif :
        le nombre de livraisons est également connu, ainsi que toutes les dates des distributions, mais une ou plusieurs de ces dates sont en surnombre car il est prévu, par exemple, qu'il y ait un congé du producteur mais à une date inconnue à l'heure de faire le contrat.
  • Enfin, les offres peuvent être ordonnées et réordonnées à volonté pour qu'elles apparaissent sur le contrat comme on le souhaite.
• Les livraisons indiquent, enfin, les différentes distributions concernées par chaque offre.

Voila pour ce petit aperçu théorique simplifié.

Tout commence ici :


Si vous êtes trésorier d'un seul contrat il se chargera automatiquement dans la page, si vous en gérez plusieurs et a fortiori si vous êtes animateur, vous devez sélectionner le contrat sur lequel vous souhaitez travailler :


Dans le principe, vous vous trouvez à ce stade devant une page qui ressemble à ça :

La partie gauche présente les produits présents dans la base pour le producteur indiqué, indépendamment des saisons.
La partie droite présente les offres définies pour chacun des produits dans la saison en cours de préparation.
Dans notre exemple, il n'y en a pas.

Le bouton suivant permet de créer un nouveau produit :
Ce bouton permet de modifier un produit :
Celui ci d'en supprimer un :
en notant qu'il n'est possible de supprimer un produit que si rien ne lui a jamais été rattaché. Donc en pratique, c'est pour le cas où l'on souhaite effacer un produit créé par erreur.

Voici à quoi ressemble la fiche de modification (ou de création) d'un produit :

Rien de particulier à expliquer ici.

Il s'agit maintenant de la partie sérieuse : la création des offres relatives aux produits dans la nouvelle saison.

Pour créer une offre pour un produit (s'il en a déjà, voir plus loin comment modifier les offres existantes), cliquez sur les flèches vertes dans la colonne Produits/Actions :


Ceci vous amène dans l'onglet d'édition des offres :

Le calendrier à doite reprend les dates de distribution, avec en rode baré d'un trait rouge les dates auxquelles le produit doit être distribué.
Dans mon exemple, qui correspond à l'état par défaut lorsqu'on crée une nouvelle offre, l'option "Grandes AMAPs" est sélectionnée à gauche, d'où la sélection d'une date sur deux dans le calendrier (ne faites pas attention si ce sont des dimanches : c'est ma base d'essai).
Le "Commentaire de distribution", qui sera reporté sur le contrat final, est automatiquement renseigné, mais vous pouvez le modifier à volonté.

Si je sélectionne le rythme "Toutes AMAPs" :

les dates sélectionnées se modifient dans le calendrier et dans le commentaire.
NOTE : si vous aviez modifié manuellement le commentaire, l'application vous demande s'il faut le conserver ou le remplacer par celui généré automatiquement.

Renseignez l'unité de vente (Le pot, 250 g, le litre, ...), le prix unitaire ; et le rang d'affichage, qui indique la position à laquelle sera insérée la nouvelle offre dans le contrat du producteur.

Nous avons vu que le "Rythme de base des distributions" permet de sélectionner globalement les dates de livraison.
Mais il est possible, en cliquant dessus, de sélectionner ou désélectionner chaque date de distribution individuellement.
NOTE : je parle de "distributions" pour les dates auxquelles se tient une AMAP, et de "livraisons" pour les dates auxquelles un produit est livré.

Supposons que notre ami Ramuntxo, malheureux cobaye de mon explication, prenne (je sais, c'est tellement improbable qu'idiot) congé le dimanche 10 février.

Je désélectionne le jour dit en cliquant dessus :

et l'on voit que le commentaire est modifié en conséquence.

NOTE : vous pouvez vous amuser à modifier le rythme de base des distributions pour voir comment le système modifie le message automatique, en prenant toujours garde de préserver ce qui a été modifié manuellement (dates et commentaire).

Validez enfin, et le processus de création est lancé, vous donnant ce qu'on appelle des "insultes" en informatique, c'est à dire des messages abscons, inquiétants et inutiles :


Et après rechargement de la liste en cliquant sur le bouton "Retourner à la liste", nous trouvons notre nouvelle offre :

Il est possible de définir plusieurs offres sur le même produit. Et en réalité c'est ainsi qu'il faut travailler : si le contrat propose du fromage blanc en pot d'1 kg et 500 g, vous devez avoir un produit "Fromage blanc", avec deux offres d'unités de vente différentes.

Pour l'exemple, ajoutons une seconde offre sur le produit "panier légumes" (bien qu'en l'occurrence, le panier et le demi-panier sont des produits différentes, mais pensez au fromage blanc, aux œufs ou au pain) :


Plaçons la en dernier :

et après avoir tout rempli puis validé :


Nous remarquons que le système est malin comme l'Euskara puisqu'il aglutine les produits, d'une part, et les libellés de distribution, d'autre part, lorsque ceux-ci sont identiques.
Notons aussi les flèches vertes et rouges, qui permettent de changer à volonté l'ordre d'affichage des offres dans le contrat.
(Rappelons que les produits sans offre, signalés par un ø, ne paraîtront pas sur le contrat et sont ici toujours en tête de liste).

Ajoutons à présent une offre pour le produit qui n'en a pas encore :

et plaçons la (bêtement) en 2ème position :


Nous allons maintenant configurer cette offre en "options multiples de dates", c'est à dire faire en sorte que le produit soit proposé à des dates pour lequel le souscripteur pourra choisir ses jours indépendamment les uns des autres.

Il faut pour cela activer le mode correspondant :

et comme y invite l'infobulle visible ci-dessus en survolant le point d'interrogation, passer en rythme épisodique :

Du coup, toutes les dates de distribution sont désélectionnées.

Sélectionnons alors les dates en cliquant dessus, par exemple une fois par mois :

Nous modifions un peu le commentaire, et sélectionnons le "Mode spécifique des distributions" "à options multiples de dates" :

Remarquons que ce changement de mode désactive les rythmes de base "Toutes AMAPs" et "Grandes AMAPs" qui ne sont pas compatibles.

Après validation, nous avons beaucoup d'insultes et le résumé suivant :


Puis, une fois revenus à la liste :

La colonne "à options" signale la particularité de notre nouvelle offre.
Notez également que cette offre est en réalité, et contrairement aux autres, constituée d'une offre par option, comme l'indique la colonne Offres/Index.

Nous remarquons enfin que l'insertion de l'offre "Bananes" en deuxième position a scindé le produit "panier légumes".
Remettons vite cette discordante à sa place, grâce aux boutons de décalage :

Et voila :


Regardons maintenant ce que ça donne.
Il y a deux moyens : en HTML pour une visualisation plus rapide à l'écran, et en PDF pour vérifier exactement la mise en page finale :

Il est indispensable de valider, au moins à la fin, en mode PDF pour contrôler qu'il n'y ait pas de commentaires trop longs qui débordent.

Voici ce que ça donne en mode HTML :

Il est bien sûr possible de modifier une offre, grâce à son bouton "crayon" :


La procédure est identique à la création, sauf que l'offre étant déjà insérée dans le contrat, il n'est pas permis de modifier ici son rang :

Cela peut se faire simplement par les flèches dans l'autre vue.

Il est également possible de supprimer une offre :

pour autant qu'elle ne soit pas encore souscrite, ce qui est forcément le cas dans la phase de préparation d'une nouvelle saison.

Parfois, des producteurs ont des incertitudes sur leurs dates de livraison. Par exemple, ils en connaissent le nombre, mais une ou deux dates sont incertaines.

Pour prendre cela en compte, il faut, au moment de définir l'offre, sélectionner le mode spécifique "avec des livraisons indéterminées" :

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons ajouté deux distributions à l'offre "panier", ce qui donne :

Il y aura bien 27 livraisons prévues au contrat, mais dont seulement 25 possèdent des dates définies.

Dans le même ordre d'idée, il arrive que des producteurs prévoient une absence ou deux au cours du contrat mais sans en connaître les dates à l'heure de préparer les contrats.

Dans ce cas, il est possible, toujours lors de l'édition de l'offre, d'appliquer le mode spécifique "avec des absences à préciser" :

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons indiqué 1 absence indéterminée dans l'offre "1/2 panier", ce qui donne :

La colonne "nombre" signale ici qu'il y aura 24 livraisons effectives. 25 dates de livraison ont été enregistrées, dont une ne sera pas honorée sans qu'on sache laquelle. (Le système gère cela comme 25 livraisons + 1 comptée négativement, d'où le 26 entre parenthèses).