Hazparneko AMAP

À l'issue de la phase de souscription, lorsque vous pensez que tous les membres qui le souhaitaient ont conclu leur souscription au contrat que vous gérez, il faut le consolider dans la base de données.
Cela consiste à répercuter la réalité des souscriptions, c'est à dire celles pour lesquelles vous avez effectivement reçu les chèques, dans la base de données.
En effet, il se peut que vous ayez reçu des souscriptions de personnes qui ne sont pas enregistrées, ou que d'autres, à l'inverse, aient saisi une souscription dans le logiciel mais y aient renoncé ensuite.

Pour cela, il vous suffit d'entrer dans l'application avec vos identifiant et mot de passe.
Vous devriez ensuite disposer dans le menu de l'onglet spécifique de gestion des souscriptions :


Par cet onglet, vous accédez à la gestion de votre contrat :


...et au cas où vous auriez la gestion de plusieurs contrats, une liste de sélection vous permet de sélectionnez celui que vous souhaitez gérer :

Cette vue synthétise donc les offres souscrites, sous la forme d'un tableau, dont chaque ligne correspond à un membre, avec le détail des quantités soucrites pour chaque produit/offre/option* :

*Petite NOTE pour ceux qui aiment comprendre :

• un produit correspond généralement à une offre,
• cependant il se peut que plusieurs offres soient définies pour un même produit :
  c'est le cas lorsqu'il est proposé sous plusieurs unités de vente. Par exemple le fromage blanc, proposé par "1 kg" ou par "500 g", ou les œufs par 6 ou par 12.
• Enfin, il existe des produits pour lesquels plusieurs options de distribution sont définies, qu'il est possible de souscrire indépendamment. C'est le cas du contrat "bœuf".

S'il y a des incorrections dans les quantités ou dans les offres souscrites d'une ligne (d'un membre), vous pouvez les modifier en cliquant sur le bouton "crayon" :

Si une ligne est présente par erreur pour un membre, qui en réalité n'a pas souscrit le contrat, vous pouvez la supprimer en cliquant sur le bouton "croix rouge" :

Si enfin un membre est absent du tableau alors qu'il a souscrit le contrat, vous pouvez l'ajouter en créant sa souscription.
Pour cela, sélectionnez-le dans la liste sous le tableau, puis validez :

Si jamais vous aviez un contrat pour un contact qui n'apparaissait pas dans cette liste, c'est qu'il n'est pas inscrit dans la base.
Dans ce cas, veuillez nous contacter pour que nous l'ajoutions.

La modification (ou la création) d'une souscription est identique à celle que l'on fait pour soi :

Après avoir validé les modifications, vous êtes ramené au tableau, avec, encadré, un compte rendu des modifications (comme ici dans mon exemple un peu idiot ) :

Une feuille de pointage peut être générée automatiquement, une fois le contrat bien à jour de ses souscription.
C'est une proposition, cette feuille n'est pas toujours satisfaisante, en raison de la multiplicité des particularités des contrats.
À chacun de voir si elle est exploitable pour son cas.
Cela peut aussi servir de base à copier-coller dans un autre logiciel pour la remettre en forme (Excel ?).

Pour générer cette feuille de pointage, allez dans l'onglet voisin :


Voici un exemple de ce que cela donne :

Notez qu'il est possible de copier les tableaux depuis le navigateur vers Excel. Ça fonctionne bien depuis Internet Explorer et Firefox, notamment.

Pour cela :

• sélectionnez à la souris le tableau complet, ou bien directement au clavier par les touches CTRL+A,
• copiez le tout, soit par un clic doit + "Copier", soit par les touches CTRL+C,
• et collez le simplement dans un nouveau document Excel, soit par un clic droit + "Coller", soit par les touches CTRL+V.

Vous pouvez ensuite redimensionner les colonnes et retravailler le document à loisir.

Finalement, envoyez par mail le résultat (tableau Excel, copie d'écran, copie ou recopie du texte, peu importe) à votre producteur afin qu'il sache au plus tôt les quantités à livrer.

Vous êtes maintenant une trésorière, un trésorier confirmé